○上野村文書事務規程
平成19年3月31日
規程第3号
上野村文書管理規程(昭和52年上野村規程第3号)の全部を改正する。
(趣旨)
第1条 上野村における文書事務の処理については、別に定めるものを除くほか、この規程の定めるところによる。
(1) 文書 職員が職務上作成し、又は取得した書類、図面及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によつては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)をいう。
(2) 電子文書 電磁的記録のうち、電子計算機(演算装置、制御装置、記憶装置及び入力装置からなる電子処理装置をいう。以下同じ。)による情報処理の用に供するものをいう。
(3) 文書管理システム 電子計算機を利用して文書の収受、起案、決裁、保存、廃棄等の事務の処理及び文書に係る情報の総合的な管理を行う情報処理の仕組をいう。
(4) 電子署名 電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であつて、次のいずれにも該当するものをいう。
ア 当該情報が当該措置を行つた者の作成に係るものであることを示すためのものであること。
イ 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであることをいう。
(5) 総合行政ネットワーク文書 総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより電子署名が付与され交換される文書をいう。
(文書事務の原則)
第3条 文書事務は、適正かつ速かに行うとともに、その処理の経過を明らかにするよう努めるものとする。
(課長の責務)
第4条 課長は、つねにその課における文書事務の取扱いが文書事務取扱いの原則に従つて行われるよう努めなければならない。
(電子文書取扱者)
第5条 課長は、次の各号に掲げる事務に従事する電子文書取扱者を指定することができる。
(1) 総合行政ネットワーク文書の電子署名の付与に関すること。
ア 当該情報が、当該措置を行つた者の作成に係るものであることを示すためのものであること。
イ 当該情報について、改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。
(2) 総合行政ネットワーク文書の受領及び発送に関すること。
(3) 前2号に掲げるもののほか、総合行政ネットワーク文書の事務に関し必要なこと。
2 電子文書取扱者は、課長の指示を受けて、その職務を実施するものとする。
(文書取扱いの責任区分)
第6条 文書取扱いの責任区分は、特別の定めがある場合を除くほか、次の各号に掲げるとおりとする。
(1) 受領、受付、交付 発送 総務課
(2) 起案、合議、決裁 浄書、照合、整理、保存及び廃棄 主務課
(文書の収受及び配付)
第7条 総務課長は到着した文書を収受し、親展のもの、秘密のもの及び電報にあつては、封をしたまま、親展文書以外のものにあつては開封閲覧し、収受日付印を押印し、次の各号に定める方法により配付する。ただし、村長が別に定める軽易な文書については、収受日付印の押印を省略することができる。
(1) 親展文書
当該文書の封筒の表面に収受日付印を押印し、直接名宛人に配付する。
(2) 金券及び有価証券(現金を含む。)
特殊文書処理簿に記載し、当該文書に特殊文書処理簿を添付して、会計管理者又は名宛人に配付する。
2 受付日時が権利の得喪又は変更に係ると認められる文書については、第1項の規定により取扱うほか、到着時刻を記入する。
3 2以上の課に関係のある文書は、最も関係が深いと認める課に配付する。
(総合行政ネットワーク文書の受領及び配布)
第8条 総合行政ネットワーク文書は、総務課又は各課において受領するものとする。
2 電子文書取扱者は、総合行政ネットワーク文書を受領した場合は、次に掲げるところにより処理する。
(1) 受領した総合行政ネットワーク文書に電子署名が付与されている場合は、当該電子署名の検証を行うこと。
(2) 受領した総合行政ネットワーク文書の形式を確認し、当該文書の発信者に対して、形式上の誤りがない場合は受領通知を、形式上の誤りがある場合は否認通知をそれぞれ発送すること。
(3) 前号の規定により受領通知を行つた文書については、電磁的記録媒体に記録するとともに、電磁的記録媒体の経年劣化等による記録された文書の消失及び変化、改ざん、盗難、漏えい等を防止する措置を講じなければならない。
(4) 前各号の規定により処理を行つた文書のうち、総務課で受領した文書については、主務課の電子文書取扱者に配信するものとする。
(総務課への回付)
第9条 主務課で直接受領した文書は、第7条第1項ただし書に該当するものを除き、直ちに総務課に回付するものとする。
(送料未納等の取扱い)
第10条 郵便料金の未納又は不足の郵便物は、総務課長が必要と認めるものに限り、その未納又は不足の料金を支払つて収受することができる。
(当直員が受領した文書)
第11条 当直員が受領した文書等は、当該当直の任務が終了したときに総務課長に引継ぐものとする。
(起案)
第12条 文書の起案は、文書管理システムを用いて行わなければならない。ただし、文書管理システムにより起案することが適当でないものの起案は、一定様式の帳票等を利用して行うことができる。
(起案文書の処理)
第13条 起案した文書(以下「起案文書」という。)の処理にあたつては、次の各号に規定する事項に留意しなければならない。
(1) 起案文は、当用漢字及び平易な口語文を使用すること。
(2) 回議にあたつては、必要に応じて説明文を別紙として添付すること。
(3) 起案文書には必要に応じて処理の経過を示す文書、法令のばつすい等を付すること。
(4) 起案文書のうち、課内の回議を経たのち、他の関係課又は上司に合議を必要とするものにあつては、担当者が他課の担当者又は上司に手渡すこと。
(5) 重要文書又は秘密を要する文書には、「極秘」、「秘」又は「部外秘」の文字を朱書で表示し、回議者に持ちまわつて決裁を得ること。
(6) 起案文書のうち最終決裁者が長であるものは、決裁前に総務課長の審査をうけるものとする。副村長又は課長が最終決裁者であるもので外部に伝達される文書についても同様とする。ただし、軽易な文書又は定型的反復的な文書については、審査を省略することができる。
(1) 条例、規則、訓令及び告示 法規番号簿
(2) 証明文書 証明文書簿
(秘密文書の処理)
第15条 秘密保全度が高く、当事者以外の者に知られることが望ましくない文書(以下「秘密文書」という。)の処理は、次の各号の規定によるものとする。
(1) 秘密文書には、第13条第5号の規定に基づき「秘密」の文字を朱書で明記するものとする。
(2) 秘密文書の管理は、主管課長がするものとする。
(浄書)
第16条 決裁済の文書の浄書は、主管課において行うものとする。
2 浄書を完了した場合は、起案文書と校合のうえ、所定欄に浄書者及び校合者の印を押すものとする。
(公印等の押印)
第17条 浄書済の文書を発送しようとするときは、公印及び契印を押印するものとする。
(電子署名)
第18条 総合行政ネットワークの文書交換システムにより発送する文書については、前条の規定による公印の押印に代えて、電子署名を付与するものとする。
2 発送文書に電子署名を受けようとする者は、電子署名を付与する文書に係る決裁済文書を添えて総務課の電子文書取扱者に提出し、電子署名を付与することを請求するものとする。
3 総務課の電子文書取扱者は、前項の規定による請求を受けたときは、電子署名を付与すべき文書を当該文書に係る決裁済文書と照合審査し、相違がないことを確認して電子署名を付与する。
4 第1項の電子署名を付与するために必要な鍵情報等の発行等については、別に定める。
(発送文書の持参)
第19条 総合行政ネットワーク文書の発送に係る場合その他特別の場合を除くほか、文書を発送する場合は退庁時刻1時間前までに総務課に持参するものとする。
(総合行政ネットワーク文書の発送)
第20条 総合行政ネットワークの文書交換システムにより文書を発送するときは、第18条に定める電子署名を付与し、主務課の電子文書取扱者が発送するものとし、電磁的記録媒体に記録するとともに、電磁的記録媒体の経年劣化等による記録された文書の消失及び変化、改ざん、盗難、漏えい等を防止する措置を講じなければならない。
(完結文書の処理)
第21条 文書の処理が完結したときは、上野村文書整理保存規程の定めるところにより整理するものとする。
附 則
この規程は、平成19年4月1日から施行する。